Blogs Zoek de samenwerking in mediamonitoring
12 april 2021

Bij wie of welke afdeling hoort mediamonitoring? Wie bepaalt op welke kanalen, met welke zoekwoorden en eventueel met welke tools er online en offline geluisterd wordt?

In dit blog leggen we uit dat je op verschillende niveaus aan mediamonitoring kunt doen. Per niveau is een ander persoon of team leidend. Hierdoor ligt het gevaar van versnippering op de loer.

Als je weet met welke collega’s of afdelingen je moet samenwerken dan kun je het proces van mediamonitoring beter inrichten en op elkaar afstemmen. Hiermee werk je aan betere resultaten, bespaar je tijd (en misschien ook kosten) en zorg je uiteindelijk voor blije klanten.

Niveau 1 – Strategisch monitoren

Strategisch monitoren is het monitoren over een langere periode. Bijvoorbeeld met als doel om de reputatie van je onderwijsinstelling te meten. Hoe en hoe vaak is een merk over een periode genoemd, welke kanalen waren belangrijk, wat was het sentiment? Hierbij kun je allerlei vergelijkingen maken; ten opzichte van een vorige periode of ten opzichte van andere onderwijsinstellingen. We schreven eerder al een blog hoe je bijvoorbeeld de Sustainable Development Goals kunt gebruiken om reputatie te meten.

Bij strategisch monitoren stel je vooraf heldere doelen. Hieruit vloeien de zoekopdrachten en de periodes waarover je wilt rapporteren voort. Ook bepalen deze doelen of je online (social media, nieuws) en offline (print, radio en tv) bronnen met elkaar wilt combineren in de mediamonitoring.

De resultaten van strategisch monitoren komen pas tot leven in rapporten die duiding geven aan alle data die over een bepaalde periode is verzameld.

In een onderwijsinstelling ligt deze verantwoordelijkheid vaak bij het team corporate communicatie. 

Niveau 2 – Realtime monitoren

Realtime monitoren is het opvangen van signalen die op dit moment plaatsvinden. Met als doel om daar de interactie op aan te gaan, of om snel een mogelijke crisissituatie te signaleren.

Als je de interactie aan wil gaan zijn voornamelijk de social media kanalen van belang. Daar stelt jouw doelgroepen vragen, daar plaatsen ze vervelende of mooie comments onder de content van de onderwijsinstelling en daar taggen ze de onderwijsinstelling in hun eigen berichten. Pas als je dit allemaal goed monitort kun je hierop reageren. 

Het aangaan van de interactie zelf kun je op verschillende plekken in een organisatie beleggen. Bij een webcareteam, een infobalie, of bij het team dat ook de social media content maakt. Waar deze verantwoordelijkheid ook ligt, het is belangrijk dat de richtlijnen voor deze interacties in lijn zijn met de communicatiestrategie. Vanuit de strategie maak je een vertaalslag naar wanneer, hoe, op welke kanalen en hoe snel je als onderwijsinstelling proactief en reactief de interactie opzoekt.

Een tweede reden om realtime te monitoren is om snel te kunnen acteren in het geval van een mogelijke crisissituatie. Als de onderwijsinstelling op een negatieve manier in het nieuws komt, of als er zich een ernstige situatie voordoet op de campus, dan wil je dat weten om snel een eerste risico inschatting te kunnen maken en vervolgens het verloop van de crisissituatie te blijven volgen.

De verantwoordelijkheid voor dit type realtime monitoring ligt meestal bij een afdeling corporate communicatie.

Niveau 3 – “Ter info”

Met mediamonitoring kun je verschillende collega’s dagelijks of wekelijks voorzien van updates op maat. Hoe is een specifieke opleiding, een onderzoeksthema, een hoogleraar, online of offline genoemd? Met een goede zoekopdracht en automatische rapporten kun je, zonder dat het heel veel extra werk is, vele collega’s bedienen. 

Het doel van dit type monitoring is vooral om collega’s door de hele onderwijsinstelling heen te informeren. Zodat zij vervolgens kunnen besluiten of ze hierop actie willen ondernemen of niet.

Deze vraag kan vanuit de hele organisatie komen, voor het maken van een goede en specifieke zoekopdracht is kennis nodig van de monitoringtool. 

Samenwerken in mediamonitoring

Deze verschillende niveaus van mediamonitoring maken al snel duidelijk dat je dit niet op één plek of bij één persoon kunt beleggen. Verschillende afdelingen, teams en personen hebben belang bij mediamonitoring. Ook de resultaten van mediamonitoring verschillen. Van een periodiek rapport, tot een antwoord op Instagram, tot een signaal naar de juiste persoon in de organisatie, tot een wekelijkse automatische mailing met berichten over een specifiek onderwerp.

Als de verschillende teams die zich bezighouden met mediamonitoring, op welk niveau dan ook, op regelmatige basis met elkaar samenwerken, dan zorg je ervoor dat al deze verschillende belangen, werkzaamheden en resultaten op elkaar afgestemd blijven. 

Alle niveaus van mediamonitoring kun je samen brengen in één tool. In zo’n tool wordt samenwerken een heel stuk makkelijker en het geeft je een goed overzicht van de verschillende monitoring activiteiten en bijbehorende zoekopdrachten. 

Wil je hier meer over weten? Neem contact op met Karlijn, zij laat het je graag zien.