Blogs Werken met studentambassadeurs. Hoe dan?
14 april 2019

Je huidige studenten helpen de toekomstige studenten om te kiezen voor jouw onderwijsinstelling. Dat doen ze op voorlichtingsdagen en ook online. Dat doen ze snel, eerlijk en op een manier die het beste bij hen past: appen/chatten via telefoon of website. Het klinkt als een ideale oplossing en een aantal onderwijsinstellingen in Nederland werkt al met studentambassadeurs. Maar hoe pak je dat aan? Wat moet je regelen? Wat is de relatie met webcare? En welke techniek moet je inzetten?

Het merendeel van de vragen die gesteld worden aan een onderwijsinstelling gaat over het kiezen van de juiste opleiding. Noscura is er een sterk voorstander van om je huidige studenten te betrekken bij dit proces. De studiekiezers kunnen de interactie aangaan over bijvoorbeeld studeerbaarheid, het leven als student, verenigingen, het vinden van een kamer etc… de vragen die je als nieuwkomer vooral aan een ervaren student wil stellen en waarbij je veel prijs stelt op snelheid en eerlijkheid. Vragen die je ook midden in de nacht en in het weekend wil stellen en er dan ook antwoord op wil krijgen.

Verhalen van studenten, in de vorm van content op een van je kanalen, versterken het profiel en de reputatie van je studenten, de  opleidingen en de universiteit. Doordat je studenten zich online profileren kan de geïnteresseerde scholier gericht de interactie aangaan met een student die het beste bij hem/haar of de vraag past.

Contentcreatie op basis van de behoefte van belangrijke stakeholders en interactie op basis van contentcreatie en openheid dus.

Uitdagingen

Als je wil gaan werken met je eigen studenten als ambassadeurs zijn er twee uitdagingen:

1. Hoe organiseer je dat studenten de interactie aangaan en content creëren namens de opleiding?
2. Hoe faciliteer je dat, welke middelen zet je in?

In dit blog gaan we in op de organisatie.

Centraal en decentraal

Alle Nederlandse onderwijsinstellingen kennen een algemeen en een opleidingsspecifiek aanmeldproces. Er zijn onderwerpen (en dus vragen) die voor de hele instelling hetzelfde geregeld zijn. Maar ook zijn er onderwerpen die specifiek zijn voor een opleiding. Een onderwerp als het vinden van een kamer in een bepaalde stad is niet specifiek voor een studie en zou op centraal niveau moeten worden georganiseerd. Een onderwerp als de studeerbaarheid van een opleiding zou een student van die specifieke opleiding moeten behandelen.

Allereerst moet je bepalen om hoeveel en welke onderwerpen en vragen het gaat en die onderverdelen in centrale en decentrale onderwerpen. Het is efficiënt om centrale onderwerpen maar één keer en op één plek te behandelen. Het is dan ook aan te raden om de online serviceverlening van bepaalde aan studiekeuze gerelateerde onderwerpen centraal te organiseren en voor andere onderwerpen in een kleiner team (of meerdere kleinere teams).

De studiekiezer denkt echter niet in centraal en decentraal. Die slaat op een verhaal en/of een loket en verwacht daar geholpen te worden. Die studiekiezer is niet geïnteresseerd hoe je dit hebt georganiseerd. Ongeacht de plek waar de studiekiezer ongeacht welke vraag stelt dient je dit in de organisatie van je studententeams vlekkeloos op te lossen. De uitdaging zit hem dus aan de organisatiekant. Hoe organiseer en faciliteer je dat je op alle plekken waar de student-ambassadeur online aanwezig is de studiekiezer eenduidig, snel en op de juiste manier geholpen wordt?

Er ontstaan “centrale” en “decentrale” teams van studenten en verschillende studententeams die met elkaar samenwerken.

Vinden van de juiste studenten

Als je weet hoeveel en welke onderwerpen er behandeld moeten worden weet je ook hoeveel studenten met kennis van die onderwerpen gezocht moeten worden (zowel centraal als decentraal). Je kunt een profielschets opstellen van de studenten die je wil gaan laten werken als studentambassadeur en vervolgens een bericht posten (gewoon op je eigen kanalen, afgestemd op het soort student dat je zoekt) dat je mensen zoekt. We vinden dat je de selectie serieus moet aanpakken, de studenten die je werft gaan namelijk een belangrijk aandeel hebben in de werving van de juiste studenten voor je opleiding. Het zijn dus ook gewoon sollicitaties.

Samenstelling van de teams studentambassadeurs

Houd er rekening mee dat een student gemiddeld twee jaar in je team blijft en dat tentamenperiodes een bottleneck gaan zijn in je planning. De ervaring leert dat werven onder studenten in het tweede jaar van de studie het meeste oplevert. Die hebben nog relatief lang voor de boeg en zijn niet uitgevallen in het eerste jaar. Denk er ook aan dat de groep studentambassadeurs een weerspiegeling is van de studentenpopulatie van opleiding en onderwijsinstelling. Ook is het handig om te letten op vaardigheden van de studenten. Het immers handig om een fotograaf, een tekstschrijver en een grafisch onderlegde student in je team te hebben.

Content en (web)care

Dat brengt ons op het volgende.  Contentcreatie en interactie is niet per hetzelfde, ook de competenties die noodzakelijk zijn voor het creëren van content  of het helpen van toekomstige studenten zijn niet dezelfde competenties. Je moet je dus bij het samenstellen van je team afvragen of je student-ambassadeurs de serviceverlener is of de contentcreator (of toch allebei, ze bestaan wel). Contentcreatie om de interactie laagdrempeliger te maken is sowieso wel een goed idee.

Beloning

Wij vinden dat je studentambassadeurs moet betalen voor het werk dat ze doen. Het maken van afspraken over de tijd voor een eerste antwoord, doorlooptijd, kwaliteit van de interactie en vooral planning is realistisch gezien alleen te doen als je een arbeidsrelatie met de studenten aangaat. Voor met name studenten met een communicatie-aspect in de studie is het bovendien een waardevolle aanvulling op het CV.

Instrueren en trainen van studentambassadeurs

Instrueren en trainen zijn twee verschillende zaken die je moet organiseren. Een instructie is een praktische handreiking wat je van de studentambassadeurs verwacht, hoe ze dat praktisch gezien moeten doen en wanneer overlegmomenten zijn. De afspraken rondom de samenwerking, documentatie, kwaliteit en bijvoorbeeld frequentie van het creëren van content.

Met trainen ga je met de studentambassadeurs aan de slag om in te gaan op het waarom, het hoe en waarom zo. Door met elkaar te kijken naar de manier waarop anderen te werk gaan en elkaar feedback te geven wordt de aanpak persoonlijker en passender bij de opleiding en/of de instelling.
Instructies en trainingen vertonen uiteraard wel een overlap.

Managen van studentambassadeurs

Misschien wel het uitdagendste onderdeel: het managen van een team van studentambassadeurs. Studenten zijn intelligent, mondig en eigenwijs. Je kunt ervan profiteren door ze niet alleen praktisch maar ook strategisch in te zetten. Je zult als manager wel scherp moeten blijven op de voortgang en richting.

Combineren met je webcare(team)

Om te voorkomen dat je klanten (scholieren in een studiekeuzeproces) tegenstrijdige informatie krijgen, moet je overlap tussen je webcare team en de studentambassadeurs bewaken. Contentcreatie en interactie op centraal en decentraal niveau organiseren is een goed idee, zeker om hier de studenten bij te betrekken. Pas op dat je niet op verschillende plekken ongeveer dezelfde serviceverlening organiseert. Zorg ervoor dat de verschillende teams bewust zijn van elkaars werk.

Conclusie

We zijn een sterk voorstander van het werken met studentambassadeurs. Ze kunnen relevante content creëren, vragen eerlijk beantwoorden en kennen geen 9-5 mentaliteit. De belangrijkste uitdagingen zijn het plannen, het samenwerken en vooral het eenduidig communiceren met de toekomstige studenten. Die eenduidigheid vereist coördinatie tussen centraal en decentraal. Het werken met student-ambassadeurs moet je dus organiseren.

We kunnen uiteraard helpen bij de organisatie van studentambassadeurs bij jouw instelling. Stuur ons gerust een berichtje.

In volgende blogs zullen we aandacht besteden aan systemen die het organiseren van je studentambassadeurs kunnen ondersteunen. Dit blog gaat over het systeem Unibuddy.