Blogs Voorlichting in coronatijd, wat doen onderwijsinstellingen?
15 mei 2020

De periode van de intelligente lockdown was precies de periode dat de meeste onderwijsinstellingen een open dag op de kalender hadden staan. De meeste marketing & communicatie afdelingen hebben heel hard gewerkt om een online variant van de open dagen te organiseren, en met succes. Nu die eerste hobbel is genomen is het tijd om vooruit te kijken naar andere activiteiten. Het vormen van een plan van aanpak begint vaak met het kijken wat je collega’s doen: gluren bij de buren. Wij delen graag met jou welke varianten van online voorlichting wij voorbij hebben zien komen.

Contact opnemen via WhatsApp

Veel onderwijsinstellingen bieden de mogelijkheid om contact op te nemen via WhatsApp. Dit is een laagdrempelige manier om in contact te staan met de toekomstige of potentiële studenten. Communicatie via WhatsApp wordt ook wel gezien als communiceren in vertrouwelijke sfeer, omdat de studiekiezer communiceert via een besloten kanaal.

Zo gebruikte Curio WhatsApp tijdens de reeds geplande open avond op 12 maart ter ondersteuning van het online webinar. Op deze manier kwamen enorm veel vragen binnen die docenten en andere medewerkers snel konden oppakken.
Ook scholen als ROC Midden-Nederland, ROC Noorderpoort en Hogeschool van Amsterdam gebruiken WhatsApp voor het beantwoorden van studievragen.

Live op social media

Om live te kunnen gaan heb je allang geen aparte software meer nodig. Als school ben je al actief op Facebook, Instagram en hopelijk ook YouTube. Deze kanalen kun je goed inzetten om snel de dialoog aan te gaan online. Vergeet die dialoog ook echt niet. Live gaan op social media draait om de interactie.

Het voordeel van live gaan op social media is dat het laagdrempelig is. Volgers/ fans worden door middel van een notificatie geattendeerd op de livegang en kunnen meteen instappen. Ook na de livestream kunnen mensen makkelijk terugkijken. Verkijk je er niet op hoeveel mensen juist na de afloop van een livestreams alsnog ‘aanhaken’. Verreweg het grootste gedeelte van de kijkers kijkt na afloop. 

Live gaan via social media vraagt net als bij alle andere initiatieven wel een goede voorbereiding. Want wie gaat live en waar gaat het over? Zo besloten Hogeschool Rotterdam, Hogeschool Ede en ROC Midden-Nederland heel duidelijk om studenten in te zetten als ambassadeurs voor de school. Dit vinden wij een goede zet, want zij kunnen het beste vertellen over het leven als student nu fysieke sfeer proeven even niet kan.

Scalda pakte het juist weer heel anders aan door op Facebook live te gaan en de school tot een studio om te bouwen. Zo kreeg je het idee dat je bij een tv-programma aanschoof. Een groot voordeel ten opzichte van een tv-programma is dat je hier wel kan reageren als kijker.
Livestreams op YouTube zijn vaak een stuk professioneler ingericht dan die via Instagram. Dat past ook beter bij het platform en de verwachtingen die de kijker heeft. 

We zien ook onderwijsinstellingen die ervoor kiezen om livestreams aan te bieden via een los platform. Hiermee haal je andere functionaliteiten in huis zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid om vooraf je plekje in een bepaalde sessie te reserveren en het aanbieden van een programma met parallelle livestreams.

https://www.facebook.com/Scaldambo/videos/2471157543199975

Live 1 op 1 chatten met studenten

Een groot aantal onderwijsinstellingen stelt de studiekiezer in staat om direct en één op één te chatten met een student over bijvoorbeeld de opleiding. Universiteit Utrecht, Universiteit Leiden, Erasmus University, Radboud Universiteit, Universiteit van Amsterdam, Hogent, KU Leuven, TU Delft, Antwerp Management School en Nyenrode maken zo bijvoorbeeld gebruikt van een tool die studiekiezers verbindt aan studenten. Studiekiezers kiezen zelf met welk student ze in contact willen komen, ze maken deze keuze op basis van opleiding, nationaliteit, vooropleiding, etc. De tool verbindt hen vervolgens met elkaar. Hier zit een chatfunctie aan verbonden, dus is de communicatie altijd 1 op 1 en over het algemeen vrij snel.

Video

Wie voor de uitbraak van de coronacrisis video’s heeft ontwikkeld, kan daar nu extra van profiteren.  Momenteel is het niet mogelijk om sfeerbeelden van de scholen te maken aangezien er weinig te zien valt. Wageningen University & Research komt hier als een grote winnaar uit de bus door tijdens de online open dag op diverse plekken op de site een goede impressie video te tonen die veel vertelt over de universiteit en de opleiding. 

Het is voor scholen dus raadzaam om later, als de situatie iets genormaliseerd is, zoveel mogelijk sfeerbeelden en interviews te filmen. Hiermee kun je ook de online studiekiezer een beter beeld laten zien. Overigens heeft de EuroCollege Hogeschool een hele goede poging gedaan om toch een video te maken in de coronatijd. Hierin mis je dan helaas toch echt de aanwezigheid van studenten en de sfeer.

Video kun je, naast het tonen van sfeer, ook heel goed inzetten om serieuze informatie over te brengen. Zo heeft Saxion een aantal video’s opgenomen waarin de studentendecaan vertelt over studiekeuze, studeren met een functiebeperking en het proces van inschrijven. Allemaal informatie die de studiekiezer waarschijnlijk ook op de website kan vinden. Maar tijdens een fysieke open dag wordt dit soort informatie ook mondeling en 1 op 1 overgedragen. Een goede zet dus om, als de studiekiezer toch al op YouTube is om video’s over sfeer en opleidingen te bekijken, daar ook video’s met deze inhoud aan toe te voegen.

Instagram takeovers

Het inzetten van takeovers op Instagram is zeker niet nieuw, maar wordt nu wel extra gebruikt om de studiekiezer te voorzien van informatie. Het idee van een takeover is dat je het account overdraagt aan een studentambassadeur die op haar/ zijn beurt weer iets kan vertellen over de school. Je zag dit al vaak bij fysieke open dagen waar de student gedurende de dag via stories de kijker digitaal meenam. 

Nu de scholen dicht zijn, hoeft een takeover op locatie natuurlijk niet en wordt het vooral gebruikt om volgers vragen te laten stellen. Deze worden weer beantwoord door de student-ambassadeur. Vooral de opleiding Social Work van Hogeschool Rotterdam doet dit regelmatig, evenals Inholland, Universiteit van Groningen en nog vele anderen.

Het geven van een webinar

Het geven van een webinar is al zo oud als de weg naar Rome en werd hier en daar ook al gebruikt voor studievoorlichting. Door deze crisis is het inmiddels niet meer een optie, maar vooral noodzakelijk. Een webinar is een perfecte manier om in 30-60 minuten te vertellen over een opleiding. Alle informatie die je aan de studiekiezer op een open dag aanbiedt, verwerk je in een webinar. Tijdens het webinar kan de kijker eventueel vragen stellen. Webinars zijn net als een Live video op social media aanvankelijk live, waarbij je de keuze hebt om het op te slaan te hergebruiken. Verreweg de meeste onderwijsinstellingen maken gebruik van een webinar, zoals bijvoorbeeld de Universiteit van Amsterdam.
We zien dat dit middel ook goed aansluit om ouders te betrekken bij de studiekeuze. Een studiekiezer kijkt eerder samen met haar/zijn ouders een webinar dan naar een Instagram Live Q&A.

Online proefstuderen

Voor wie naast informatie over opleidingen, inschrijven, sfeer, studentenervaringen meer wil weten over de inhoud en het niveau van de opleiding is online proefstuderen een uitkomst. Veel onderwijsinstellingen, zoals onder andere de TU Delft en Wageningen Universiteit boden dit al aan, maar vaak niet voor alle opleidingen.
Een online proefstudeermodule bestaat vaak uit een aantal online gastlessen met bijbehorende opdrachten en online begeleiding. Het maken van een goede online proefstudeermodule kost iets meer tijd, dus voor veel onderwijsinstellingen geen haalbare kaart om dit zomaar voor dit voorjaar op te tuigen. Maar als je hier in het najaar mee wilt starten of in op wilt schalen, dan is het nu tijd om te starten met de voorbereidingen.

Online open dagen – elke dag een open dag?

Ons overzicht van initiatieven is vast niet compleet! En door middelen of technieken met elkaar te combineren ontstaan ook weer nieuwe mogelijkheden.
Waar fysieke voorlichtingsactiviteiten een aantal keer per jaar werden georganiseerd, biedt online voorlichting in theorie de mogelijkheid om elke dag een open dag te laten zijn. Om altijd toegankelijk te zijn voor vragen van de studiekiezer. Toch zien we dat veel onderwijsinstellingen een specifieke dag of periode kiezen om hun mix van online voorlichtingsactiviteiten aan te bieden. Een ‘oude’ gewoonte, of blijft het slim om op deze manier de aandacht van de studiekiezer te trekken?