Blogs Hoe organiseer je een newsroom die werkt?
8 juli 2021

Een newsroom is dé plek waar diverse disciplines (communicatie, dienstverlening en data-analyse) samenkomen en aan de slag gaan met informatie vanuit buitenaf om te waarnemen, leren en te anticiperen. Met name grotere gemeenten, ministeries en universiteiten openden de afgelopen jaren al hun eigen newsroom. Hoewel het maken van omgevingsanalyses de basis vormt van iedere newsroom, verschillen zij qua opzet sterk van elkaar.

het is belangrijk om ‘buiten naar binnen te werken’. Veel bedrijven gaan hierbij toch de mist in, omdat ze teveel in hun eigen werkelijkheid leven en minder goed gefocust zijn op input vanuit de buitenwereld. Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan een omgevingsanalyse. 

Denk na over de locatie

Het is een interessante optie om een televisie op wielen te regelen met daarop de analyse geprojecteerd. Hiermee maak je een rondje langs de afdelingen om zo meer verbinding te creëren tussen hen en je newsroom. Ook een zogeheten fysieke middentafel is een mooie manier om (kort en) bondig met het team de stand van zaken te bespreken. Hierdoor creëer je structuur en regelmaat, iets wat  het fundament is voor een succesvolle newsroom.

Een newsroom hoeft echter niet altijd een fysieke plaats te zijn. Afgelopen jaar zijn wij meer thuis gaan werken door de komst van COVID-19 en hebben we gezien dat organisaties gedwongen werden de activiteiten nog meer naar online te verplaatsen. Wij zagen dan ook dat dit vaak succesvol verliep. De basis is dat je wel zorgt voor structuur en regelmaat.

Zorg voor structuur en regelmaat

Hoe vaak moet je proactief luisteren? Wil je dit goed doen, dan doe je het elke dag. Echter zal dit wellicht voor de kleine organisaties een hele opgave zijn om elke dag de newsroom te organiseren. Onthoud goed dat het geen lange, uitgebreide bijeenkomst hoeft te zijn. Wellicht is een kwartier voldoende?

Als je samenkomt, kijk dan naar de plek van de organisatie in het gesprek. Wat wordt er gezegd? Wat zijn de belangrijkste thema’s en wat wordt hierover besproken? Door een goede analyse te maken krijg je antwoorden. Frank’s tip is om in ieder geval twee keer per week een middentafel te faciliteren. Wanneer je vaak bij elkaar komt en er verschillende disciplines aanwezig zijn, dan ontstaat er een dynamiek waar mensen elkaar kunnen aanvullen of zelfs het werk overnemen. Ook kun je elkaar helpen bij de analyse en duiding. Zo voorkom je dat je achter de feiten aanloopt en creëer je een newsroom die werkt. 

Relatief goedkoop

Veel organisaties zijn nog in de veronderstelling dat een newsroom veel kost. Dit valt echter enorm mee. Je hebt een redactie, webcare en een communicatieadviseur nodig. Dit is vaak al aanwezig binnen de organisatie. Met een kwartier aan de middentafel heb je al een newsroom klaarstaan. Wel moet er uiteraard tijd gereserveerd worden voor het analyseren en implementeren. Hoeveel tijd dit kost, hangt af van je organisatie.

Er is eigenlijk maar weinig wat je tegenhoudt om te starten met een newsroom. Veel benodigde functies, ook wel rollen genoemd, zijn al aanwezig. Zorg dat je niet al te lang blijft hangen in het maken van plannen. Ga gewoon samen beginnen, al is het maar klein. Die uitbouw gaat wel komen als her en der mensen aanhaken. Wat wordt je vaste kern en wie haal je erbij in bepaalde situaties? 

Ook jij kunt morgen aan de slag gaan met een newsroom. Wil je meer concrete tips en informatie? Download dan de whitepaper ‘In 10 stappen naar een newsroom’.