Blogs Breng rust in de chaos met je contentplanning
19 oktober 2021

Als je binnen de communicatie en marketing werkt, weet je als geen ander dat een contentplanning essentieel is. Bij Noscura maken wij hier uiteraard intern gebruik van, maar wij zetten ons ook in voor de contentplanning van klantprojecten zoals Highlight Delft. Daar zijn wij vooral de afgelopen maanden hard mee aan de slag geweest. Een festival kent veel keiharde deadlines en vereist tegelijkertijd een flexibele organisatie. Want lang niet alles gaat zoals gepland. Een flexibele contentplanning die tegelijkertijd veel houvast geeft: dat was onze uitdaging. Wat wij hiervan geleerd hebben, kun je ook goed toepassen in de contentplanning van een onderwijsinstelling. toegepast op de communicatie van onderwijsinstellingen. 

Wat zijn jouw knelpunten? Hoe zorg je voor een gevarieerde stroom aan content? Haal jij wel tijdig je input op? Heb je moeite met frequent posten? Of heb je geen idee hoe je diverse posts kunt indelen? Wij helpen je graag op weg met een aantal praktische tips over het inplannen, indelen van je berichten en de diverse tools die je kunt gebruiken.

Input ophalen 

Heb jij input nodig van een collega of andere afdeling om content te creëren? Zorg er dan allereerst voor dat je dit tijdig ophaalt. Maak er desnoods een schema van, bijvoorbeeld: iedere donderdag plannen jij en de partij waarvan jij informatie nodig hebt een kort momentje in zodat dit niet vergeten wordt. Voorkom dat je te lang achter iemand aan moet bellen/mailen waardoor je de oorspronkelijke contentplanning niet kunt realiseren. Dat is zonde!. Uiteraard kun je het niet helemaal voorkomen, er bestaat altijd een kans dat iemand ziek is of geen tijd vrij heeft in de agenda. Je kunt het allemaal wel zo goed plannen, maar in de praktijk pakt het dan toch wel eens anders uit ;-). Dat is niet erg, maar wees er op voorbereid! Creëer genoeg ruimte in de planning dat je altijd nog kunt schuiven wanneer er geen input is of iets niet meer doorgaat. Zorg aan de hand van reserve posts dat er geen gaten in je planning ontstaan. Hierbij kun je denken aan allerlei ‘altijd goed’ berichten met algemene updates. Of doe inspiratie op uit de inhaakkalender! Kies de momenten die bij jouw instelling en bij jouw doelgroepen passen en maak hier een goede en originele inhaker van. En vergeet dan natuurlijk niet zo nu en dan het ‘altijd goed’ lijstje aan te vullen met nieuwe berichten!

Werken met categorieën 

Er komt veel kijken bij het opstellen van een contentplanning, soms kan het wat onoverzichtelijk zijn en is het handig om voor de structuur je berichten in te delen in categorieën. Voor Highlight Delft hanteren we:

• Algemene updates
• Aankondiging van installaties
• Connectie tussen de installatie en Highlight Delft
• Aankondiging van kunstenaars (alleen in een Instagram Story)
• Aankondiging van festivallocaties

Voor een opleiding kun je bijvoorbeeld denken aan: 

• Algemene / administratieve updates
• Het vieren van successen 
• Kernwaarden van het onderwijs
• Mensen in beeld / portretten van docenten, studenten, alumni
• Relatie met het werkveld Deze contentcategorieën kun je per socialmediakanaal verfijnen. Instagram is speels en interactief. De doelgroep (aankomend) studenten is hier ontzettend actief. LinkedIn is bijvoorbeeld een goed kanaal om meer serieuze zaken te publiceren, om samenwerkingen uit te lichten, of om mijlpalen vanuit de instelling te delen. Uiteraard is dit een vertaling van je contentstrategie.

Trello is één van de handige planningstools waar je makkelijk je content in categorieën kunt verdelen. Elk bericht krijgt een eigen ‘kaart’ en aan elke kaart kun je labels met een eigen kleur hangen. Hierdoor kun je in één oogopslag zien welk bericht in welke categorie en bij welk kanaal hoort. Dit kun je in andere planningstools of Excel uiteraard ook zelf markeren/labelen. 

Structuur in je contentplanning

Zorg er voor dat je start met het uitschrijven van de structuur van jouw socialmediaberichten in een document. Doe dit samen met je team of andere betrokken collega’s. Zij zorgen namelijk grotendeels voor de inhoud: je werkt altijd vanuit de inhoud! 

Wanneer iedereen binnen het team begrijpt hoe deze structuur in elkaar steekt, kun je het pas in je planning invoeren. Dit helpt ook om bij het team ‘aha’ momenten te creëren, zodat zij momenten herkennen om vervolgens content aan te leveren. Wanneer er iets is gepland zonder dat een teamlid begrijpt hoe het werkt, kan het juist averechts werken en wordt het helemaal niet meer structureel! 

Frequent posten 

Het is niet alleen handig om te werken met een goede structuur in categorieën, kanalen en labels, het is ook essentieel om frequent te posten. Dit kun je ook goed inplannen door een balans te vinden aan de hand van je categorieën. Heb je bijvoorbeeld een heel aantal aankondigingen van een evenement, of heb je een hele rits aan praktische informatie bij jouw onderwijsinstelling in de planning staan, dan kun je wel wat afwisseling gebruiken. Plan de categorieën ver van tevoren in en onderzoek op welk kanaal je welke post het beste kunt plaatsen. Heb je deze week al vier keer een Instagram post gedaan? Wissel dan eens iets af met een story of post op een ander kanaal. Hoe je dit indeelt, ligt helemaal aan wat en welk(e)kanaal/kanalen het beste passen bij de contentstrategie van jouw instelling. Zorg er in ieder geval voor dat je frequent blijft posten voor je zichtbaarheid en niet teveel van hetzelfde achterelkaar post. Eentonigheid zit niemand op te wachten. Variatie is key! 

Tools voor contentplanning

Er zijn verschillende planningstools waarin je op een handige wijze je content kunt plannen. De populaire tools zijn OBI Engage, De Contentkalender, Jira of Google Agenda. Daarnaast is Excel ook een uitstekend programma om helemaal zelf je contentplanning te creëren. Voor onze klant Highlight Delft zijn wij aan de slag gegaan met Trello. Dit is een effectief platform waarmee je structureel je content kunt inplannen en waarin je ook goed kunt samenwerken. Je werkte aan de hand van een agenda en kaarten waar je labels aan kunt hangen. Voor Highlight Delft gebruikten wij vier labels: Twitter, Instagram, Facebook en LinkedIn. Je kunt in één oogopslag zien voor welk kanaal elke post is bestemd. Het is ook erg handig dat je comments, beeld en documenten kunt toevoegen aan zo’n kaart. 

Rust in de chaos 

Laat de contentplanning vooral rust in de (mogelijke) chaos creëren. Het kost wat tijd bij het opstellen, maar wanneer je dit tijdig doet en rekening houdt met risico’s zal het rust scheppen, vooral omdat je nu ook precies kunt zien waar en wanneer je afwijkt van je planning (en wat je dus bijvoorbeeld weer kunt doorschuiven). 

Wanneer alles is opgesteld, is het slechts een kwestie van de planning volgen. Wanneer je alle content daadwerkelijk al hebt uitgeschreven en ook de structuur hiervan (opgehaalde input, verdeelde categorieën, frequentie en tools), hoef je alleen nog maar te copy-pasten! En wanneer er een moment komt dat er bepaalde content niet gepost kan worden, heb je natuurlijk altijd nog je ‘altijd goed’ reserve berichten 😉 Dat moet wel goed komen, toch?