Blogs 5 stappen voor het activeren van online communicatie door wetenschappers
15 mei 2023

Wetenschappers spelen een belangrijke rol in de online communicatie over hun wetenschap. Online communiceren over wetenschap draagt bij aan de reputatie van de wetenschapper, aan die van de instelling waar de wetenschapper aan verbonden is en aan de reputatie van wetenschap in de samenleving. 

De online communicatie door wetenschappers kan over hun onderzoek en de toegevoegde waarde van hun onderzoek voor de samenleving gaan. Het kan ook over het doen van het onderzoeken zelf gaan. 

We zijn er van overtuigd dat (praktijkgerichte) onderzoekers, PhD kandidaten, Postdocs en docenten zelf het beste over hun eigen onderzoek en onderwijs online kunnen communiceren. De communicatieprofessionals spelen een faciliterende rol: we helpen wetenschappers om nog beter, nog relevanter en nog efficiënter te communiceren op online platformen. 

Het faciliteren van online communicatie door wetenschappers kun je stapsgewijs aanpakken, waarbij de investering in tijd die je als communicatieprofessional doet oploopt. Maar met de oplopende investering loopt ook het effect op. 

De vijf stappen van activatie

Activatie van online communicatie door wetenschappers kun je als communicatieprofessional of -afdeling organiseren:

1. Een pagina op je intranet met tips en voorbeelden;
2. Een inspiratiesessie van maximaal één uur;
3. Een workshop van twee keer twee uur, met facultatief theorie in e-learning;
4. Een training met groepsessies, e-learning en persoonlijke begeleiding;
5. Eén op één begeleiding, afgestemd op persoon en behoefte.

De vijf stappen uitgewerkt

We lichten de vijf stappen nader toe. Per stap staat hoeveel tijd de wetenschapper ongeveer zal moeten investeren in het participeren aan één van de stappen. Dat willen ze namelijk altijd weten.

De tijd die communicatie zal investeren valt steeds uiteen in het (eenmalig) opzetten en daarna terugkerend uitvoeren. 

Stap 1: Plaats tips en voorbeelden op je intranet

Maak een pagina aan op het intranet van je instelling waar je mensen naar toe kunt verwijzen. Op deze pagina verzamel je:

1. Tips over online communicatie in het kort: netwerk aanleggen, luisteren, interactie en contentcreatie;
2. Logische hashtags, mentions en schrijfwijzen die passen bij jouw instelling;
3. Links naar logische profielen/pagina’s van organisatorische eenheden van jouw instelling;
4. Links naar logische ambassadeurs van jouw instelling (selectief zijn);
5. Goede voorbeelden van:
   1. Profielen – Foto, bio, onderdelen van het profiel;
   2. Zoekopdrachten – Maak een aantal zoekopdrachten per platform die kunnen helpen bij gericht luisteren;
   3. Interacties – Voorbeelden van activerende vragen en comments;
   4. Contentcreatie – Tips over inspiratie, structuur en vorm.

Tijdsinvestering voor de wetenschapper: 15 minuten.

Stap 2: Organiseer een inspiratiesessie van maximaal één uur

Er is altijd een groep mensen die wel wil, maar een duwtje nodig heeft. Voor deze groep organiseer je regelmatig korte inspiratiesessies van maximaal één uur (extra tip: tijdens en met lunch) waarin je het volgende behandelt:

1. What’s in it for you als wetenschapper
2. Hoe het werkt – theorie online communicatie als wetenschapper in vogelvlucht
3. Wat de investering (niet: besteding) in tijd is
4. Wat de wetenschapper moet doen om de volgende stap te nemen

Het doel van de inspiratiesessie is snelle kennisoverdracht met praktische tips en handreikingen. Het verlagen of wegnemen van eventuele drempels dus, inspireren om aan de slag te gaan. 

Tijdsinvestering voor de wetenschapper: 1 uur

Stap 3: Organiseer een workshop van twee keer 1,5 uur, met facultatief theorie in e-learning

Voor wetenschappers die overtuigd zijn en actief aan de slag willen met hun online communicatie organiseer je een workshop: voor maximaal 15 deelnemers en interactief dus. 

In de workshop ga je uitvoeriger in op de punten die ook in de inspiratiesessie naar voren komen en gaan de deelnemers actief aan de slag. Geef ze opdrachten, behandel de uitkomsten met de hele groep. Laat ze elkaar feedback geven en voeg je eigen kennis en expertise toe. In sessie één laat je ze aan de slag gaan met onderwerpen als scherp krijgen expertise, onderzoeksniche, stakeholders, communicatieboodschappen en platformkeuzes. In de tweede sessie behandel je de praktische kant: hoe doe je dat op platform van jouw keuze? Tussen de twee sessies in kun je opdrachten meegeven. 

Je kunt er voor kiezen om e-learning in te zetten als facultatief onderdeel. De deelnemers die zich verder willen verdiepen doen dat via een online learning platform. 

Tijdsinvestering voor de  wetenschapper: 3-5 uur

Stap 4: Training met groepsessies, e-learning en persoonlijke begeleiding

Met een training bied je een traject waarin je de wetenschapper meeneemt in het hele proces van online actief worden op een online platform. Een training begint met een groepssessie waarbij de deelnemers bepalen wat hun persoonlijke profilering gaat worden. Vervolgens gaan ze met behulp van e-learning aan de slag met de theorie van online communicatie. In een persoonlijk gesprek kun je elke deelnemer gericht een kant op sturen en hen helpen met hun persoonlijke uitdagingen. 

Een tweede deel e-learning helpt hen hun online communicatie concreet te maken. De afsluitende sessie in de vorm van intervisie geeft structuur aan het blijven verbeteren door elkaar te helpen. 

Door de opdrachten te doen in de e-learning omgeving leggen de deelnemers een persoonlijke communicatiestrategie vast. 

Tijdsinvestering voor de wetenschapper: 6-10 uur. 

Stap 5: Eén op één begeleiding, afgestemd op persoon en behoefte

Er zijn wetenschappers die een belangrijke rol spelen in de uitstraling en reputatie van de instelling of die rol gaat spelen. Deze ambassadeurs krijgen een persoonlijke begeleiding. Alle onderdelen van stap vier doe je dan samen met en specifiek voor die persoon. De e-learning maakt bij deze groep geen integraal onderdeel uit, maar is wel als naslagwerk voor de deelnemer beschikbaar. 

Je schrijft een persoonlijke en online communicatiestrategie en zorgt voor regelmatig terugkerende ondersteuning.

Tijdsinvestering voor de wetenschapper: ntb

Conclusie

Elk van de bovenstaande 5 stappen draagt bij aan de online communicatie van de wetenschappers die aan jouw instelling zijn verbonden en dus aan de reputatie van diezelfde instelling. Afhankelijk van de kennis en ervaring van de wetenschapper met online communicatie en het enthousiasme ervoor kies je voor één van de stappen als startpunt. 

We helpen jou om te activeren en faciliteren

De faciliterende rol die je als communicatieprofessional hebt versterk je door de wetenschappers te helpen actief te worden en actief te blijven op online kanalen. Door hen te inspireren, enthousiasmeren en door feedback te geven verstevig je continuïteit van online communicatie door wetenschappers.

Wij helpen jou als om jouw rol als activator en facilitator op te pakken en te verbeteren. We zetten de vijf stappen voor je, met je of trainen jou om de stappen te zetten.