Een fysieke training ombouwen naar online. Hoe dan?

Een fysieke training ombouwen naar online. Hoe dan?

Begin 2020 kwamen we er, net als veel anderen, achter dat je niet zomaar en 1-op-1 een training kunt verplaatsen van offline naar online. Tegelijkertijd beseften we dat een van onze trainingen logistieke uitdagingen kende en nu sowieso niet meer houdbaar ging zijn: de ambassadeurstrainingen. We besloten het roer om te willen gooien, deze training moest in zijn geheel online kunnen. Ga er maar aan staan! In dit blog nemen we je mee over de drempels, tegenslagen én overwinningen.

Om maar met de deur in huis te vallen, het is gelukt! Meer over de nieuwe opzet van de training ‘online impact as a scientist’ kun je lezen in dit blog. Maar om te komen waar we nu zijn, moesten we eerst terug naar de basis, naar de doelen, doelstellingen en inhoud van de training. 

Over de training in de ‘oude’ opzet

We doen dit soort trainingen al heel lang, in groepen van 10-12 wetenschappers en op locatie. De totale training bestaat uit een aantal meetings met ‘huiswerk’ tussendoor en meestal met wetenschappers van eenzelfde vakgroep. In de groep zien we een mix van deelnemers die net beginnen met het aanmaken van een profiel op een platform als deelnemers die de interactie aangaan en content creëren. 

Als met een verschillend ervaringsniveau op het gebied van toepassing van een platform. 

De training is er op gebaseerd dat inhoudelijke online communicatie door een wetenschapper bijdraagt aan de reputatie van een instelling en een positieve invloed heeft op de online aanwezigheid en bereik voor de wetenschapper. Het mes snijdt aan twee kanten. Door aan te haken op de ‘what’s in it for me’ van de wetenschapper sluit je aan op intrinsieke motivatie, waarmee je een grotere kans hebt op blijvende inspanning van de wetenschapper op kanalen als LinkedIn en Twitter. 

Presentatie

We gebruiken een slide-deck die we inzetten als ondersteuning van elke training en die we steeds actueel maakten én aanpasten op de situatie van de groep die we voor ons hadden. Slides met theorie, slides met voorbeelden van anderen en slides met voorbeelden van de deelnemers. Tussen de oefeningen door ruimen we altijd momenten in voor reflectie met elkaar. Dit was een onderdeel van de training dat beviel en dat we graag wilden behouden. 

Gewenste eindsituatie

We wilden naar een situatie waarin we niet meer afhankelijk zouden zijn van vaste momenten met een vaste groep en van een fysieke locatie. We wilden ook de contactmomenten aanzienlijk verkorten zodat er meer tijd overblijft voor de deelnemer om zelf te doen en zelf te ervaren. Ook wilden we graag naar een situatie waarbij we deelnemers kunnen indelen op ervaringsniveau (ervaring met online communicatie op een bepaald platform). 

De gevonden vorm van de training: blended

Grote delen uit de training zoals we die gewend waren op locatie te geven, zijn te vervangen door online instructies. Dat geldt sowieso voor de onderdelen die instructies bevatten. Zelfreflectie en zoeken naar concrete doelen en communicatieboodschappen is zelfs beter te vatten in een e-learning omgeving. Want hierin zien we dat de ene deelnemer meer tijd nodig heeft dan de ander. Voor de momenten waarop het meerwaarde heeft om met elkaar en de trainer in gesprek te gaan, hebben we gekozen voor online meetings. Want van elkaar leer je tenslotte het meest. 

We hadden een lijst met ingrediënten en een vorm gevonden. Nu kwam de uitdaging om dit tot een goede training te brengen.

Uitdagingen

Het omzetten van een training die je al vaak en lang geeft in een gezamenlijke en ook fysieke setting naar een online samenspel van onderdelen is uitdagend. Je bent na verloop van tijd aan de hand van slides een verhaal een het  vertellen. Een verhaal dat niet altijd hetzelfde is en waarbij je input van de groep of het nieuws verwerkt. 

Dat is bij het omzetten naar een e-learning omgeving niet mogelijk. Je moet je verplaatsen in de degene die de training volgt en dat valt niet mee. Daarnaast kun je niet extra uitleg toevoegen wanneer je zit dat de groep niet mee kan komen. Dus moet je vanaf het begin zo volledig mogelijk zijn. Quizzes en opdrachten moeten bijdragen aan het doel van de training en moeten een welkome afwisseling en uitdaging zijn voor de deelnemers. 

We zijn gestart met eerst maar eens de presentatie uit te schrijven op papier. Het voelde soms als het schrijven van een boek, dat je samen met anderen schrijft. Een heel iteratief proces met meningen en andere inzichten. Zo is de training door de jaren heen door meerdere teamleden en aan verschillende groepen gegeven. Al deze verschillende insteken en vormen hebben we bij elkaar gebracht waardoor de training steeds rijker en vollediger is geworden. Heel interessant was het en ook heel goed om op die manier terug te gaan naar de essentie van een training.

Toen we de structuur, de inhoud en een deel van het ondersteunend materiaal op een rijtje hadden gezet hebben we de training vertaald naar het Engels. Engels is immers de voertaal van de wetenschapper. Gelukkig hebben we sinds kort een near native English teamlid die hier haar tanden in kon zetten. Bijkomend voordeel was dat zij de training nog niet kende, waardoor we meteen konden toetsen of de training een logisch geheel zou gaan vormen. 

Het online maken van de training is al met al een heel (arbeids)intensief traject geweest. Het vinden van de juiste voorbeelden en het matchen van afbeeldingen die de inhoud ondersteunen, blijkt een interessante opgave te zijn. Een video-opname maken van jezelf die iets aan het vertellen is, is erg confronterend 🙂 En we stoppen hier natuurlijk niet. We blijven de training uitbreiden, verbeteren en vernieuwen. We zijn trots op het resultaat maar zien ook ruimte voor verbetering. 

De training is beschikbaar!

We hebben de training uitgevoerd met een aantal PhD’s. De input die we van hen hebben gekregen hebben we verwerkt. Ook verwerken we de actualiteit steeds in de voorbeelden, opdrachten en quizzes. Op het moment dat een platform iets wijzigt dat in de training uitgelegd wordt, zullen we de training uiteraard ook aanpassen. Een dienst is nooit af, zo ook deze niet. 

Wel is de training klaar voor elke wetenschapper, dus als je interesse hebt horen we het graag.