Hoe organiseer je een newsroom die werkt?

Hoe organiseer je een newsroom die werkt?

Hoe blijf je makkelijk op de hoogte van nieuwe communicatietrends? Hoe zorg je dat je tegelijkertijd vakgenoten buiten je eigen organisatie leert kennen? Hoe leer je van waar anderen mee bezig zijn en waar stel je jouw vragen als je zelf met iets nieuws bezig bent? Met #NoscuraVerbindt creëren we hier een plek voor. 1 Juli stonden we stil bij newsrooms, een belangrijk onderdeel voor communicatie-afdelingen. Frank Bruijninckx van OBI4wan sloot aan om vanuit zijn ervaringen en expertise kennis te delen. Voordat Frank bij OBI4wan startte, werkte hij 10 jaar bij How About You waar hij zich ook al bezig hield met webcare, monitoring en social media bij overheden.

#NoscuraVerbindt

In de online sessies van #NoscuraVerbindt brengen we communicatieadviseurs die actief zijn in de wereld van onderwijs en onderzoek samen. Per sessie bespreken we één thema. Een (externe) expert deelt alle ins and outs en vervolgens discussiëren we samen over hoe dit onderwerp leeft in de verschillende instellingen. We kijken ook waar kansen liggen en wat de uitdagingen zijn. Vanuit Noscura geven we tips en beantwoorden we vragen, maar de deelnemers leren ook van elkaar!

De eerste editie van #NoscuraVerbindt was eind mei 2021 en had het thema ‘chatbots’. 

Hoe organiseer je een newsroom die werkt?

Een newsroom is dé plek waar diverse disciplines (communicatie, dienstverlening en data-analyse) samenkomen en aan de slag gaan met informatie vanuit buitenaf om te waarnemen, leren en te anticiperen. Met name grotere gemeenten, ministeries en universiteiten openden de afgelopen jaren al hun eigen newsroom. Hoewel het maken van omgevingsanalyses de basis vormt van iedere newsroom, verschillen zij qua opzet sterk van elkaar.

Tijdens de sessie benadrukte Frank meerdere malen het belang van ‘buiten naar binnen werken’. Veel bedrijven gaan hierbij toch de mist in, omdat ze teveel in hun eigen werkelijkheid leven en minder goed gefocust zijn op input vanuit de buitenwereld. Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan een omgevingsanalyse. 

Denk na over de locatie


Ook de locatie van een newsroom kwam ter sprake. Zo is het een interessante optie om een televisie op wielen te regelen met daarop de analyse geprojecteerd. Hiermee maak je een rondje langs de afdelingen om zo meer verbinding te creëren tussen hen en je newsroom. Ook een zogeheten fysieke middentafel is een mooie manier om (kort en) bondig met het team de stand van zaken te bespreken. Hierdoor creëer je structuur en regelmaat, iets wat  het fundament is voor een succesvolle newsroom.

Een newsroom hoeft echter niet altijd een fysieke plaats te zijn. Afgelopen jaar zijn wij meer thuis gaan werken door de komst van COVID-19 en hebben we gezien dat organisaties gedwongen werden de activiteiten nog meer naar online te verplaatsen. Wij zagen dan ook dat dit vaak succesvol verliep. De basis is dat je wel zorgt voor structuur en regelmaat.

Zorg voor structuur en regelmaat


Hoe vaak moet je proactief luisteren? Wil je dit goed doen, dan doe je het elke dag. Echter zal dit wellicht voor de kleine organisaties een hele opgave zijn om elke dag de newsroom te organiseren. Onthoud goed dat het geen lange, uitgebreide bijeenkomst hoeft te zijn. Wellicht is een kwartier voldoende?

Als je samenkomt, kijk dan naar de plek van de organisatie in het gesprek. Wat wordt er gezegd? Wat zijn de belangrijkste thema’s en wat wordt hierover besproken? Door een goede analyse te maken krijg je antwoorden. Frank’s tip is om in ieder geval twee keer per week een middentafel te faciliteren. Wanneer je vaak bij elkaar komt en er verschillende disciplines aanwezig zijn, dan ontstaat er een dynamiek waar mensen elkaar kunnen aanvullen of zelfs het werk overnemen. Ook kun je elkaar helpen bij de analyse en duiding. Zo voorkom je dat je achter de feiten aanloopt. 

Relatief goedkoop

Veel organisaties zijn nog in de veronderstelling dat een newsroom veel kost. Dit valt echter enorm mee. Je hebt een redactie, webcare en een communicatieadviseur nodig. Dit is vaak al aanwezig binnen de organisatie. Met een kwartier aan de middentafel heb je al een newsroom klaarstaan. Wel moet er uiteraard tijd gereserveerd worden voor het analyseren en implementeren. Hoeveel tijd dit kost, hangt af van je organisatie.

Er is eigenlijk maar weinig wat je tegenhoudt om te starten met een newsroom. Veel benodigde functies, ook wel rollen genoemd, zijn al aanwezig. Zorg dat je niet al te lang blijft hangen in het maken van plannen. Ga gewoon samen beginnen, al is het maar klein. Die uitbouw gaat wel komen als her en der mensen aanhaken. Wat wordt je vaste kern en wie haal je erbij in bepaalde situaties? 

Ook jij kunt morgen aan de slag gaan met een newsroom. Wil je meer concrete tips en informatie? Download dan de whitepaper ‘In 10 stappen naar een newsroom’.