Verwelkom je nieuwe leerlingen proactief op WhatsApp

Verwelkom je nieuwe leerlingen proactief op WhatsApp

Hoewel we nu nog volop in het voorjaar zitten, is het alweer tijd om na te denken over het nieuwe schooljaar. Hoe gaan we nieuwe studenten verwelkomen? Je wilt natuurlijk niets liever dan laten zien dat ze bij jouw onderwijsinstelling aan het juiste adres zijn. Laagdrempelig en vertrouwd contact is hierbij een belangrijke pijler. Dit kun je goed aanpakken door gebruik te maken van WhatsApp in een goede tool waarin medewerkers goed kunnen samenwerken.

AVG

WhatsApp hoef je niet alleen in te zetten om reactief vragen te beantwoorden en op die manier klantenservice te bieden. Het is ook mogelijk om een (specifieke) groep proactief van informatie te voorzien. 

Sinds de komst van de privacywet in 2018 is het extra belangrijk geworden om toestemming te vragen alvorens je proactief gaat communiceren. Een belangrijk detail hierbij is dat de klant toestemming moet geven voor specifiek dit onderwerp via WhatsApp als kanaal. Geeft iemand toestemming voor communicatie over een open dag? Dan mag je die persoon niet proactief benaderen met overige informatie. 

Dit kun je makkelijk oplossen, mits je het van te voren goed vraagt en registreert. Een bijkomend voordeel is dat je zeker weet dat de betreffende persoon oprecht geïnteresseerd is in je boodschap. 

Makkelijk laten WhatsAppen

Uiteindelijk wil je zo efficiënt mogelijk werken en geen kansen laten liggen. Stel, er melden zich 1000 nieuwe studenten aan, dan wil je alle 1000 studenten ook evenveel aandacht kunnen geven. Gelukkig zijn er tegenwoordig genoeg tools die ons hierbij helpen, zodat je ze niet handmatig een bericht hoeft te sturen.

Door middel van een WhatsApp Link Generator (een link generator) kun je bijvoorbeeld heel makkelijk mensen doorsturen naar de app van WhatsApp, waarbij het betreffende telefoonnummer en bericht vooraf is ingevuld. Je kunt hiermee de klant heel gemakkelijk toestemming laten appen door bijvoorbeeld de tekst “Ja, ik geef toestemming om contact te hebben via WhatsApp om zo een betere service te ervaren omtrent het aanmelden.” in te vullen. Hierdoor krijg je de toestemming meteen binnen in WhatsApp.

Wil je gebruikmaken van zo’n generator, dan werkt deze website erg prettig. 

 

Efficiënt gebruik van de chatbot

Een belangrijke eerste stap is nu genomen. Een chatbot kan vervolgens het gesprek inkoppen door bijvoorbeeld vragen te stellen of extra informatie te geven. Zo kan het namens de onderwijsinstelling extra service verlenen en laten zien dat jullie het contact serieus nemen. Je houdt de communicatielijntjes tussen de klant ((toekomstige) student) en onderwijsinstelling immers kort. De student weet de onderwijsinstelling direct te vinden bij eventuele vragen. 

Ook voor verdere afhandeling van het aanmeldproces kan een chatbot ingezet worden. Geïnteresseerd? We gaan graag met je in gesprek hierover!