Zo maak je een rapport geschikt voor het MT

Zo maak je een rapport geschikt voor het MT

Leuk. Je bent aan de slag gegaan met een social media-tool die jou voorziet van meerdere soorten online data in leuke grafiekjes. Social media kent nu voor jou geen geheimen meer en ook op het gebied van accountstatistieken weet je nu alles. Handig! Een social media-tool geeft je nu de inzichten die je verder helpt in het communicatieproces. En inzichten zijn er natuurlijk om gedeeld te worden! In dit blog delen we graag tips waar je op moet letten indien je een rapport maakt om te delen met MT-leden.

Weet wat je wil meten

Wellicht klinkt het als een open deur, maar controleer goed op welke informatie het MT-lid zit te wachten. Dit verandert namelijk per persoon. Ken de behoeftes en wensen, hier kun je vervolgens in het rapport op sturen. Welke informatie heeft deze persoon nodig? Gaat het om een bepaald thema of over een organisatie? Zorg dus vooral dat je dit van te voren weet, zodat je een rapport niet achteraf hoeft aan te passen. Scheelt je weer werk.

De kracht van een goede inleiding

Wanneer je opgaat in alle fancy grafieken, kun je snel vergeten dat een goed rapport een goede inleiding nodig heeft. Jij weet wellicht wel wat je ziet, maar de ontvanger van dit rapport natuurlijk niet direct. Door een inleiding te gebruiken, geef je direct duiding aan het rapport. Vertel duidelijk welke data gebruikt is en vanaf welke datum. Gaat het over een bepaald onderwerp? Licht dan vooral het belang van het rapport toe. 

Je kunt een inleiding ook goed gebruiken voor het presenteren van de belangrijkste conclusies. Zo krijgt het MT-lid in één  oogopslag de belangrijkste conclusies in beeld. De extra duiding komt daarna in het rapport.

Duiding grafieken

Grafieken in een social media-tool hebben altijd een standaard titel. Maar begrijpt jouw leidinggevende wat een zoekopdracht is? Die kans achten we redelijk klein, omdat hij vanuit een ander oogpunt naar het rapport kijkt. Bij een goede social media-tool is het kinderlijk eenvoudig om de titel aan te passen. Zorg dus dat je een titel in begrijpbare taal meegeeft. 

Keuze grafieken

Welke data laat je zien? Wellicht dat jij wat enthousiast kun raken door de hoeveelheid keuze in grafieken. Wil je een rapport aan een MT-lid zien, dan raden we vooral aan om te gaan voor ‘less is more’. Zorg dat het rapport in één oogopslag de gewenste informatie geeft. Kijk wederom kritisch naar grafieken en bepaal of het echt een toegevoegde waarde geeft. 

 

Ben je na het lezen van dit blog enthousiast geworden en kun je wel wat extra inspiratie of advies gebruiken? Schroom dan niet ons een bericht te sturen.
Werk je nog niet met een social media-tool, maar kun je er wel een gebruiken? Vraag dan hier een demo aan. Tijdens de demo zie je direct hoe deze tool er in jouw organisatie uit ziet.