2020, een jaar vol bijzondere communicatie-ontwikkelingen in het onderwijs

2020, een jaar vol bijzondere communicatie-ontwikkelingen in het onderwijs

We gaan richting de laatste dagen van 2020 en dus tijd om traditiegetrouw de balans op te maken van de communicatie-ontwikkelingen in onderwijsland. Wat gebeurde er het afgelopen jaar en wat kunnen we hiervan leren? Wat ging er goed en wat zijn de lessen die we meenemen? Het is moeilijk een begin te maken, want wat hebben we een bewogen jaar achter de rug! Toch doen we een nobele poging, want uiteindelijk valt er genoeg te vertellen en te concluderen en zijn er mooie activiteiten georganiseerd om alsnog in contact te blijven met de leerlingen, studenten, studiekiezers en hun ouders.

 

Dit bericht bekijken op Instagram

 

Een bericht gedeeld door ROC Nova College (@novacollege)

In januari en februari was er nog weinig aan de hand. Een aantal onderwijsinstellingen was druk bezig met de open dagen die eind februari en begin maart zouden plaatsvinden. Gewoon fysiek, samen in een ruimte. Andere onderwijsinstellingen hadden hun voorlichting voor eind maart/ begin april gepland staan. Er werd over corona gesproken, maar omdat dat op dat moment nog plaatsvond in China en Italië, konden plannen prima uitgevoerd worden. En toen kwam de pandemie als een wervelwind door de wereld heen gestormd.

Eerste fase crisiscommunicatie

In de eerste weken stonden vooral in het teken van crisiscommunicatie: gebouwen werden acuut gesloten en lessen werden verschoven naar online. Met man en macht is er gewerkt om dit te realiseren. Lange dagen en werkweken. Zowel de studenten als ouders zaten vol vragen nu er een nieuw en gevaarlijke virus rondging. Waar zijn ze aan toe? Hoe zit het met de veiligheid?

 

Dit bericht bekijken op Instagram

 

Een bericht gedeeld door TMO Fashion Business School (@tmofbs)

Het vroeg om een nieuw soort communicatie: mensen ervaren stress en zorgen, waardoor ze meer dan ooit willen weten waar ze aan toe zijn. Aan de communicatie-adviseur de schone taak om de vele vragen zo simpel en rustig mogelijk te beantwoorden. Een uitdaging, want emotie overheerst en mensen overladen met informatie werkt ook niet direct. We zagen veel scholen overschakelen op live chat en WhatsApp. Beide kanalen zijn mooie keuzes om de student, studiekiezers, de ouders en zelfs medewerkers snel te voorzien van antwoorden. Alle onderwijsinstellingen* zagen hierbij een flinke piek in het aantal vragen dat zij ontving. Ook leerden we dat het geen zin heeft om veel informatie te publiceren: hoe eenvoudiger de boodschap weergegeven in een visual, hoe duidelijker.

Verder kreeg de f.a.q. (frequently asked questions) rondom corona een prominente plek op de voorpagina waar vanuit de communicatie-uitingen naar verwezen werd. Dit was tevens een handig middel om de servicemedewerkers te ondersteunen in het hoog aantal vragen.


Afbeelding: de gekozen hashtags op Twitter door onderwijsinstellingen die gebruik maken van OBI Engage, periode 1 maart ’20 – 31 april ’20

*die klant zijn bij Noscura.

Crisiscommunicatie in het voorjaar

De storm nam zijn plek in de maatschappij in en alle onderwijsinstellingen vonden hun draai in deze gekke, nieuwe werkelijkheid. Dit betekende allerminst dat er rust kwam. In de tweede fase zag je een heel duidelijk verschil tussen de instellingen die hun open dag al achter de rug hadden die periode en de instellingen bij wie de open dag nog ingepland stond. De ene helft had het iets makkelijker en minder stress aangezien de open dagen al voorbij waren, de anderen moesten juist aan de bak om ook de open dagen te digitaliseren.

Een logische eerste stap was het geven van webinars. Dit zagen we dan ook massaal terugkomen. Maar hoe effectief is dit als de ontvanger al een dag met digitale meetings erop heeft zitten? Gelukkig bleef het niet bij webinars en waren er veel verschillende initiatieven om toch de studiekiezer en hun ouders te informeren. Wie al beschikte over mooi videomateriaal van de school stond in deze fase 1-0 voor. In een eerdere blog schreven we al over de diverse initiatieven die werden georganiseerd.

De deadlines voor aanmelden bij de opleidingen werden met een maand opgeschoven, waardoor studiekiezers meer tijd kregen om zich te oriënteren in deze uitdagende tijd. Aan communicatie-adviseurs en docenten de schone taak om zich extra lang van de beste (online) kant te laten zien. Het werd vooral heel veel zenden in de hoop op een dialoog. Hierbij was bij velen de conclusie: dit jaar zorgt ervoor dat we in een recordtempo online zijn gaan werken en de digitalisering in een enorm tempo zich heeft ontwikkeld omdat opeens iedereen vanuit huis moest kúnnen werken. Dit lukte, maar je bleef de uitdaging voelen: hoe bereiken we de mensen aan de andere kant van hun scherm, hoe maken we echt contact en kunnen we toch de beleving van de school meegeven zonder dat we het gebouw echt kunnen laten zien en de fysieke sfeer kunnen laten proeven?

Crisiscommunicatie tijdens de zomerreces

De zomervakantie brengt traditiegetrouw afronding en rust, maar ook dit jaar zagen we bij Noscura dat onderwijsinstellingen zich goed beseften dat het najaar verre van normaal zou zijn. Die volledige online voorlichting zou nog wel eens lang kunnen gaan duren. En daar waar sommige onderwijsinstellingen aan het begin van 2020 een voorsprong hadden doordat ze hun voorlichting al in februari hadden georganiseerd, staat iedereen vanaf het nieuwe schooljaar weer op een lijn.

In september spraken wij met een aantal eerstejaars die inmiddels klaar waren voor hun mbo-, hbo- of wo-opleiding. Ook wij kregen nieuwe inzichten te horen: bij vrijwel alle studenten stond de studiekeuze van te voren al vast. De online voorlichting heeft hen wel geholpen de keuze extra te bevestigen. Toch werd er meerdere keren duidelijk aangegeven waarom fysieke ontmoetingen zo belangrijk zijn voor de toekomstige student: de kennismaking, de ervaring van het studeren op de betreffende school wat doorslaggevend kan zijn en de extra bevestiging of de persoon zichzelf er wel ziet rondlopen. Dit betekent een extra uitdaging voor het communicatieteam om te werken aan het overbrengen van de beleving. Een voorbeeld van een onderwijsinstelling die dit goed aangepakt heeft, is Wageningen University & Research.

Onderwijscommunicatie in het najaar

De focus in het najaar lag vooral op het (online) lesgeven, het houden aan de maatregelen op de campus en de online open dagen. En elke onderwijsinstelling gaat hier uiteraard anders mee om. Je ziet natuurlijk grote verschillen tussen elke onderwijsinstelling. Zo zet Wageningen University & Research zich in op onder andere online webinars en (extra) cursussen. Universiteit Leiden gaat juist voor diverse verhalen en feitjes.
Verder zien we dat onderwijsinstellingen vooral uitbouwen en verbeteren wat er in het voorjaar geprobeerd is wat betreft onderwijs en voorlichting. Hierbij wordt bijvoorbeeld de mogelijkheid om te chatten breder ingezet en worden er meer webinars gegeven, ook voor de ouders. Geen grote, nieuwe initiatieven dus. En dat is natuurlijk hartstikke prima. Laten we kijken hoe we met de nieuwe kennis en ervaringen het nieuwe jaar kunnen starten, weliswaar weer volledig online. We hebben er in ieder geval genoeg ervaring opgebouwd!

 

Dit bericht bekijken op Instagram

 

Een bericht gedeeld door Radboud University (@radboud_uni)

En net wanneer je denkt dat de kerstvakantie in zicht is, komen er nieuwe maatregelen en mag je je agenda weer rigoureus omgooien. We leven wel met de communicatie-adviseurs mee deze periode. Gelukkig staat op het moment van publiceren kerst om de hoek…

Lessen die we meenemen naar volgend jaar

Zoals gezegd heeft 2020 veel leerpunten gegeven die we meenemen naar het volgende jaar. We delen ze graag met je.

  • Zorg voor voldoende mogelijkheden om de studiekiezer in contact te brengen met een huidige student. Van alle havo- en vwo-studenten heeft 67% nu meer behoefte aan contact met huidige studenten. Jongeren willen zelf hun vragen stellen aan studenten wanneer het hen uitkomt.
  • Vergeet de ouders van de studiekiezers niet. Hun behoeftes en vragen zijn net anders dan die van hun kinderen. Zorg ervoor dat je daaraan tegemoet komt in je online aanbod.
  • Houd het positief in de communicatie. Dit tijdperk is al stressvol genoeg en het laatste wat je wil is gedemotiveerde studenten en collega’s.
  • Het klinkt wellicht wat cliché, maar ga ook in 2021 voor verbinding. Meer dan ooit hebben we elkaar nodig. Of het nu je mede-collega is of de student. Ook studenten onderling hebben het zwaar en voelen zich wellicht eenzaam. Als communicatie-adviseur kun je hier een grote rol in spelen. Zie de social mediapost van Radboud Universiteit hierboven als voorbeeld.
  • Communiceer oplossingsgericht. Niemand is gebaat bij wat er allemaal niet kan. Uiteraard is veel niet mogelijk nu en zouden we graag weer terugschakelen naar volledige fysieke lessen in de klas en open dagen. Maar kijk (en communiceer) vooral wat wel allemaal mogelijk is en benadruk dit in de communicatie.
  • Wees meer dan #samensterk. Omdat ook begin 2021 we nog wel gaan merken dat er een pandemie gaande is, zal crisismanagement zich ook hierop moeten blijven richten wat natuurlijk grote gevolgen blijft hebben voor de communicatie-afdeling.
  • Voorkom dat je als instelling geen politie-agent hoeft te spelen of dat jullie als zodanig worden gezien. Betrek collega’s en studenten daarom actief bij het hoofdstuk ‘hoe houden we onderwijs coronaproof?’. Sta open voor hun ideeën en behoeftes, maar begrijp ook hun frustratie en zorgen.

 

We zijn heel benieuwd: wat zijn jouw grootste lessen dit jaar? Is er een eye-opener voor je geweest? We horen ze graag!