Zo communiceer je vanuit gezamenlijkheid én omarm je unieke inbreng

Zo communiceer je vanuit gezamenlijkheid én omarm je unieke inbreng

Hoe zorg je voor een consistente boodschap en ga je versnippering van het verhaal tegen, zónder daarbij ieders unieke inbreng te verliezen? Menig onderwijsinstelling ervaart deze struggle, zeker omdat de organisatie groot is en bestaat uit verschillende faculteiten, opleidingen, onderzoeksgroepen en dergelijke. Elk onderdeel heeft een unieke stem, maar is ook onderdeel van een groter geheel. Kortom, een communicatie uitdaging. Juist bij deze organisaties zien we de behoefte om een manier te vinden om samen te werken, een wil om zich te verbinden, en dat óók naar buiten te laten zien.

Aan de slag met Leiden-Delft-Erasmus


Samen met Katja Hoiting, communicatieadviseur van de Leiden-Delft-Erasmus (LDE) alliantie, onderzochten wij hoe LDE ‘corporate’ en de verschillende onderzoekscentra elkaar kunnen versterken, onder andere in hun online communicatie. 

LDE is ontstaan vanuit een behoefte om samen te werken en zo de maatschappelijke impact te kunnen vergroten. Het is een samenwerking tussen drie universiteiten in de provincie Zuid-Holland die elkaar door hun complementariteit perfect aanvullen en zorgen voor een multidisciplinaire kijk op onderwijs en wetenschap. 

Je kan verschillende elementen onder communicatie uitgangspunten verstaan, daarom hebben we bij LDE eerst gekeken naar welke vragen de uitgangspunten moeten beantwoorden. Er was vooral behoefte om in de online presence meer één LDE-familie te laten zien, daardoor kwamen we uit op de volgende vragen: wat zijn onze drijfveren, wat willen we uitstralen en wie willen we bereiken? 

Ook kijken we altijd vooraf naar wie er met de communicatie uitgangspunten aan de slag gaan. In het geval van LDE zijn dit de communicatiemedewerkers van de onderzoekscentra en van LDE-corporate zelf. Vandaar dat we ervoor gekozen hebben om tijdens drie sessies in verschillende samenstellingen van medewerkers aan de slag te gaan met het ontwerpen van de communicatie uitgangspunten.



Gedeelde en unieke kernwaarden


We zijn gestart met het neerzetten van de why-how-what, een werkbaar model ontwikkeld door Simon Sinek om de drijfveren van een organisatie in kaart te brengen. We zijn gestart met dit model, omdat het een inspirerende basis legt voor het het LDE-team. Het formuleert het bestaansrecht van de organisatie. Vooral het vaststellen van de goede waarom is van belang. Zodra deze is vastgesteld, kan LDE elke vervolgstap doelgerichter, sneller en effectiever zetten!

Daarnaast kwamen de kernwaarden en de verhoudingen tussen LDE-corporate en de centres aan bod. De waarden van LDE bepalen de cultuur binnen het samenwerkingsverband en de gewenste uitstraling naar buiten. Het is belangrijk dat iedereen van LDE deze waarden weet, begrijpt en consistent uitdraagt zodat een eerste stap wordt gezet naar het uitdragen van één LDE-familie. Ze beschrijven wie LDE is, waar ze voor staan, wat ze met elkaar verbindt en hoe ze met elkaar én relaties omgaan. Uiteraard sluiten de kernwaarden ook aan bij de culturen van alle drie de universiteiten. 

Naast de gedeelde kernwaarden, heeft elk centre ook een eigen inbreng in de LDE-familie. Vandaar dat we vervolgens de kernwaarden hebben uitgebreid met een unieke waarde voor elk van de centres. Juist door dit gezamenlijk te ontwerpen, is een startpunt ontstaan van waaruit de communicatiemedewerkers van de verschillende centres kunnen werken aan hun online presence. Gedurende dit jaar zullen de communicatie uitgangspunten geïmplementeerd worden zodat deze, met ervaringen vanuit de praktijk, uit kunnen groeien naar een gedegen communicatiestrategie. 

Tijdens de sessies kwamen veel vragen naar boven, zowel op het proces als op de inhoud. Hoe zorg je ervoor dat iedereen in de organisatie zich kan herkennen in de merkidentiteit en zich daaraan wil committeren? Juist omdat elk centre en dus elke communicatiemedewerker anders naar de organisatie kijkt en zich ook op een eigen manier wil profileren. Elk centre is nou eenmaal uniek. Hoe voorkom je fragmentatie van alle communicatieboodschappen die vanuit LDE worden verteld? Hoe ga je de versplintering van je verhaal tegen? Maar ook, hoe omarm je het unieke van elk centre en voorkom je een te eenzijdig verhaal? 

De discussie tijdens de sessies zorgden voor goede input om de communicatie uitgangspunten zo scherp en realistisch mogelijk voor LDE op papier te zetten.

Impact maken vanuit één familie


Wat is de toegevoegde waarde om te starten met communicatie uitgangspunten? Op korte termijn kunnen zowel LDE-corporate als de centres aan de slag met impactvolle online communicatie vanuit één LDE-familie. Door een afzenderstructuur en inzicht in bijvoorbeeld de kernwaarden, tone of voice en communicatie boodschappen zijn er uitgangspunten waar iedereen nu mee uit de voeten kan. 

Op lange termijn kan er doorontwikkeld worden door ervaring op te doen in de praktijk. Hoe reageren mijn stakeholders op mij? Klopt mijn gewenste positionering ook met het beeld dat de stakeholders van mij hebben? Deze manier van reflecteren is veel gemakkelijker geworden sinds de meeste communicatie online plaatsvindt, en super waardevol omdat je meer impact kan maken met je communicatie. 

Door het creëren van eigenaarschap -het gezamenlijk formuleren van de communicatie uitgangspunten tijdens sessies – zet je al een grote stap in de juiste richting van het implementeren van de uitgangspunten. Maar daar houdt het wat ons betreft niet op. Voor ons is een geschreven plan nooit het eindresultaat. Juist doordat er gezamenlijk gediscussieerd is over de LDE merkidentiteit en positionering, zorg je voor een team-gedragen enthousiasme en komt een plan tot leven. En dat is leuk! Zeker omdat #teamNoscura beetje bij beetje dat resultaat terug ziet op bijvoorbeeld onze eigen LinkedIn tijdlijn.

“NosCura heeft ons zeer goed geholpen met social media, zowel strategie als uitvoering, van tekst en design tot campagne voeren en bereik inkopen. Ze snappen de wereld van onderzoek en onderwijs, hebben een prettige manier van samenwerken en staan voor kwaliteit en effectiviteit.”

Katja Hoiting, communicatieadviseur Leiden-Delft-Erasmus