Neem contact met ons op


Karlijn:
06 4247 3080


Rob:
06 8183 4114


Lisa: 
06 2218 8613

Chatbots – een efficiënte oplossing voor onderwijsinstellingen

Chatbots – een efficiënte oplossing voor onderwijsinstellingen

Hoe ga je als onderwijsinstelling om met een toenemend aantal vragen van scholieren en studenten? Hoe zorg je er voor dat ze antwoord krijgen buiten kantooruren en via verschillende contactkanalen? Een groot deel van de vragen die op je afkomen / aan je onderwijsinstelling worden gesteld kunnen op een eenvoudige manier ondervangen worden door het inzetten van chatbots. In dit artikel leggen we uit hoe chatbots uitkomst bieden, welke vormen van chatbots er zijn en welke voordelen een chatbot kan opleveren voor jouw onderwijsinstelling.

Hoe kan een chatbot helpen?

Omdat scholieren en studenten hun weg naar “snelle” contactkanalen heel goed weten te vinden, is het inzetten van chatbots een goede overweging. Ze verwachten op de vragen die ze stellen via social media toch echt wel binnen een uur reactie. Als ze die vraag stellen via live chat, messenger of WhatsApp verwachten ze nog sneller een antwoord. Ook in de avonden, nachten en weekenden 🙂

Chatbots kunnen helpen de werkdruk op medewerkers te verlagen en zijn een goede aanvulling op het webcareteam, servicepunten en onderwijsondersteuning. Door een chatbot op te nemen in het team van serviceverleners kun je je klanten sneller helpen, je medewerkers ontlasten en de kwaliteit van je serviceverlening verhogen. Ook kun je de inzet van een chatbot overwegen om een verschuiving van telefoon en email via live chat in gang te zetten.

In de volgende situaties is het inzetten van een chatbot mogelijk:

  • Bij het beantwoorden van veelgestelde vragen;
  • Bij het beantwoorden van vragen buiten openingstijden (bijvoorbeeld in het weekend of in de avonduren);
  • Bij het helpen met een keuze voor een opleiding;
  • Bij het verwijzen naar de juiste pagina of het juiste formulier in je website;
  • Bij het routeren van gesprekken naar de juiste medewerker.

Welke verschillende soorten chatbots zijn er?

Elke situatie vraagt een ander type chatbot. We kunnen chatbots als volgt onderverdelen:

  • De keuzebegeleider: de chatbot helpt de klant door de juiste vragen te stellen en relevante opties voor te leggen;
  • De zelfstandige FAQ beantwoorder: de chatbot herkent een veelgestelde vraag en kan zelfstandig antwoorden geven op basis van vooraf opgestelde antwoorden;
  • De werkvoorbereider: de chatbot verzamelt zoveel mogelijk relevante informatie voor een medewerker die het gesprek afrondt. Je moet hierbij denken aan een emailadres, een studentnummer, een vakcode of bijvoorbeeld de naam van een opleiding.

Een chatbot die helpt bij studiekeuze – ROC West-Brabant

Rocky - de chatbot van ROC West-BrabantSinds december 2018 kun je 24 uur per dag en 7 dagen in de week met chatbot “Rocky” een online gesprek aangaan over het vinden van een passende mbo-opleiding. Rocky stelt vragen over bijvoorbeeld je droomberoep, je huidige opleidingsniveau of je voorkeur voor soort opleiding (voltijd, deeltijd). Aan de hand van de antwoorden die je intikt in het vrije invoerveld weet Rocky welke opleidingen bij ROC West-Brabant bij je zouden kunnen passen. Natuurlijk geeft Rocky dan de links naar de betreffende opleidingspagina’s.

Ook als Rocky het antwoord niet weet, helpt hij je door je de mogelijkheid te geven het gesprek verder te voeren met een medewerker via WhatsApp of email.

Marjon Sunderman (projectleider implementatie chatbot): “Rocky biedt onze aankomende studenten snel en 24/7 advies over een passende mbo opleiding”

Probeer Rocky uit via https://www.rocwb.nl.

Een chatbot voor het bepalen van collegegeld – Erasmus Universiteit

Desiderius - de chatbot van Erasmus UniversiteitBepalen welk type collegegeld voor jou van toepassing is, is een complex proces. Nationaliteit, vooropleiding, recht op studiefinanciering, keuze voor een type opleiding zijn een aantal factoren die hierin meespelen. Desiderius – de chatbot van de Erasmus Universiteit Rotterdam – stelt slimme vragen waardoor je als toekomstig student van een van de opleidingen precies weet waar je aan toe bent.

Desiderius maakt ingewikkelde tabellen overbodig, is tweetalig en ontlast medewerkers. De vraag over collegegelden is namelijk een van de meest gestelde vragen en vergt een arbeidsintensief proces om te beantwoorden.

Christa van der Kruk (projectleider implementatie chatbot): “Onze chatbot helpt (aankomende) studenten met het vinden van het juiste collegegeldtarief. Dit kan met name voor internationale studenten best ingewikkeld zijn.”

Probeer Desiderius uit via https://www.eur.nl

 

Aan de slag met een effectieve chatbot

Het resultaat van je chatbot is goed te meten. Het aantal afgehandelde vragen door een bot is op te vragen in rapportages. Hierin is eenvoudig te zien hoeveel tijd een chatbot bespaart, hoeveel vragen zijn afgehandeld door de bot, wat de gemiddelde responstijd is en of de vragensteller is geholpen met het antwoord dat je bot heeft gegeven.

De mogelijkheden van chatbots voor onderwijsinstellingen zijn eindeloos. Denk bij het overwegen van tevoren goed na over de toepassing van een chatbot voor jouw instelling. Wij adviseren je graag over de mogelijkheden!

Meer weten over de mogelijkheid van chatbots? Neem contact met onscontact met ons op

Rob Speekenbrink

Al vele jaren ontwerper van online communicatie in hart en ziel. Vindt het leuk om door te vragen en de onderste steen boven te krijgen. Ik ben dol op de benadering van online communicatie vanuit nieuwshaakjes en zoek graag met humor de grenzen op.

Geen reacties

Reageer