Neem contact met ons op


Karlijn:
06 4247 3080


Rob:
06 8183 4114


Lisa: 
06 2218 8613

Foto’s aanleveren aan derden volgens de AVG

Foto’s aanleveren aan derden volgens de AVG

Een school staat midden in de maatschappij, dit uit zich concreet in de samenwerking met vele andere partijen. Voor bijvoorbeeld (gast)lessen en projecten komen derden de school binnen, of leerlingen gaan naar externen toe. Regelmatig kan het voorkomen dat deze andere partijen iets over de samenwerking (op internet) willen delen. Denk dat bijvoorbeeld aan een nieuwsartikel op een website of in een nieuwsbrief of een bericht op social media.

Het komt dan regelmatig voor dat een beeld (foto of video) spontaan gemaakt en gedeeld wordt door deze externe partij. Dit is een zeer ongewenste situatie want met de komst van de strengere AVG-wet kan dit helaas niet zomaar. Als school sta je voor de privacy van je leerlingen. Het is dan ook verstandig om hier als school van tevoren een standpunt over in te nemen om te voorkomen dat beelden zonder toestemming de deur uit gaan.

Neem een duidelijk standpunt in en leg dit vast

Allereerst is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de regels die gelden betreffende portretrecht. Zorg ervoor dat ze bekend zijn met de werkwijze die de school hanteert op het gebied van gebruik van beeldmateriaal. Belangrijk hierin is de uitleg over de verleende toestemming die de school heeft en wat er precies onder die toestemming valt. Maak je medewerkers bewust van het feit dat bijvoorbeeld een gastdocent niet zomaar foto’s mag maken tijdens de les mag maken om deze te delen, ook niet na mondelinge goedkeuring van de betreffende leerling. Deze mondelinge goedkeuring door een minderjarige is namelijk niet voldoende omdat dit via de ouders moet gaan. In de praktijk blijkt echter dat dit soort spontane acties gebeuren voordat iemand er erg in heeft.

Toestemming vragen voor andere: ja of nee?

Het kan natuurlijk zo zijn dat je als school beeldmateriaal hebt gemaakt tijdens een bepaalde activiteit met deze externe partij. Regelmatig komt dan het verzoek door derden of zij dit beeldmateriaal mogen gebruiken. Uit onze ervaring kunnen wij zeggen dat het regelen van deze toestemmingen achteraf een hoop werk met zich meebrengt. Als school heb je namelijk (zeer waarschijnlijk) geen toestemming gevraagd/gekregen om jouw beelden ook met derden te delen. Het is een heel karwei om deze specifieke toestemming achteraf alsnog te regelen. Je zult namelijk moeten achterhalen welke leerling er op het beeld staat en dan via de ouders toestemming moeten vragen om het specifieke beeld door derde te laten gebruiken. Let op! Als school mag je geen privé gegevens (bijvoorbeeld e-mail) afgeven aan externen, daarom dient de goedkeuring dus door de school geregeld te worden.

Wij adviseren dan ook om vooraf over deze toestemmingen na te denken en zoveel mogelijk inzichtelijk te maken in welke situaties dit speelt. Maak een lijst met alle mogelijke activiteiten die plaatsvinden in samenwerking met derden. Als je eenmaal inzichtelijk hebt op welke momenten in het jaar je te maken hebt met een samenwerking kan je hierop inspelen door de betreffende organisator pro-actief te faciliteren. Stel een duidelijk protocol op voor dit soort situaties zodat je medewerker dit kan sturen aan de externe gastdocent of externe partij zodat deze goed geïnformeerd is over de werkwijze op school. Voeg in de bijlage een formulier toe die de externe partij kan gebruiken om toestemmingen van ouders te verkrijgen. Let op! deze formulieren dienen via de leerlingen hard-copy aan de ouders uitgedeeld te worden door de externe partij, je mag als school geen gegevens zoals e-mailadressen doorsturen!

Modellen gezocht!

Voor grote evenementen of algemene foto’s kan je er ook voor kiezen om een promo-team met leerlingen en collega’s samen te stellen. Je kunt aan het begin van het schooljaar een team samenstellen en specifieke toestemming vragen voor het gebruik van beeldmateriaal ten behoeve van derden. Door dit team in te zetten kan je inspelen op verzoeken die je van externen krijgt. Zo kan je bij een bepaald verzoek om beelden een situatie in scene zetten en daar de gewenste beelden van maken. Je hoeft hiervoor maar 1 keer toestemming (aan ouders) te vragen in een apart formulier. Er zijn binnen je school vast wel leerlingen en medewerkers te vinden die het leuk vinden om het gezicht van je school te zijn. Het is dan wel handig om leerlingen uit verschillende jaren en afdelingen te werven, zodat je flexibel bent bij de verschillende activiteiten.

Practice what you preach

Uiteraard werkt het verkrijgen van toestemming ook andersom, zorg er ook voor dat je als school toestemming hebt van alle externe personen die je op beeld zet. Denk bijvoorbeeld aan die gastdocent of schoolvoorstellingen waarbij ouders komen kijken. Zorg dat je, voordat je mensen in beeld neemt, schriftelijke toestemming hebt van die betreffende persoon. Zo kan je bijvoorbeeld formulieren uitprinten, meenemen en deze laten ondertekenen voordat je iemand in beeld brengt. Bewaar de formulieren in een speciale map zodat je ze later indien nodig nog kunt laten zien. Als het gaat om grote groepen mensen, zoals bezoekers op een open dag, heb je een grotere uitdaging. Je zou er dan voor kunnen kiezen om duidelijk bij de ingang aan te geven dat er beelden gemaakt worden. Voor de mensen die niet in beeld willen kan je iets herkenbaars uitdelen, zoals bijvoorbeeld een opvallende keycord, waardoor voor diegene die beelden maakt duidelijk is dat die specifieke persoon niet in beeld mag komen. Ook kan je denken aan een camera-vrije zone, bijvoorbeeld in de koffiecorner, zodat bezoekers in alle rust van een kopje koffie kunnen genieten. Het is ook netjes om degene die rondloopt met een camera herkenbare kleding aan te laten doen, bijvoorbeeld een felgekleurd hesje met ‘fotograaf’  of ‘cameraman/vrouw’ erop, zodat bezoekers in de gaten hebben wanneer zij zich in het vizier van de camera bevinden.

Last but not least

Hoe goed je alles ook afgetimmerd hebt, het kan natuurlijk een keer voorkomen dat er toch iets zonder toestemming gepubliceerd wordt. Zorg dan ook altijd voor een mogelijkheid om contact op te nemen zodat de ongewenst geportretteerde makkelijk een verzoek kan doen om het beeld te verwijderen. DIt kun je bijvoorbeeld doen door dit duidelijk in je disclaimer te vermelden, daarnaast kan je dit als voetnoot bij elk bericht benoemen. Wij adviseren je om het betreffende beeld na zo’n verzoek in alle gevallen te verwijderen.

Els van Barneveld

Geen reacties

Reageer