Online communicatie rondom een event, hoe pak je dat aan?

Online communicatie rondom een event, hoe pak je dat aan?

Communicatie rondom events doen we bij Noscura niet dagelijks, maar in de maanden april en mei heb ik me, als trekker van het communicatieteam, vol mogen storten op het International Festival of Technology dat begin juni plaatsvond in Delft. Dat was intens, supertof, vermoeiend, het gaf heel veel energie, maar het was vooral ook heel leerzaam. Natuurlijk deel ik graag waar ik van heb geleerd, zodat ook jij dit kan toepassen ter verbetering van je communicatie. Ik zet daarom vijf tips voor online communicatie rondom festivals, evenementen, congressen, etc. voor je op een rij.

1. Communicatie is niet van de afdeling communicatie

In de organisatie van een evenement heeft iedereen in het projectteam een duidelijke rol, zo ook degene die aangewezen zijn voor de communicatie rondom het evenement. Maar communicatie is van iedereen die betrokken is bij de organisatie. Zeker een beginnend evenement met weinig volgers op eigen social media-accounts heeft de netwerken van iedereen in de organisatie en de ambassadeurs hard nodig om bereik te genereren. Maar ook voor gevestigde festivals geldt deze regel. Doordat iedereen meedoet aan de verspreiding van de inhoud van het evenement toon je de gezichten van de organisatie achter het festival en laat je zien hoe trots iedereen is op zijn eigen inbreng en op het festival als geheel! Aan de communicatieadviseur dus de taak om hiervoor te zorgen. Moedig aan, maak het gemakkelijk, stimuleer om content over het event te delen in de eigen netwerken.

Om communicatie op persoonlijke kanalen te stimuleren kun je niet volstaan met dit een keer benoemen in de eerste bijeenkomst. Het blijft de taak van communicatie om iedereen hierop te blijven wijzen. De ene collega is heel blij met kant en klare tekstjes voor op zijn LinkedIn-profiel, de ander zul je moeten helpen met het tonen van mooie momenten die gefotografeerd of gefilmd en vervolgens gedeeld kunnen worden. Weer anderen hebben een stoomcursus social media-gebruik platform X nodig.

Dit geldt overigens niet alleen voor de het organiserende team maar zeker ook voor managers en directieleden. Zij hebben waarschijnlijk andere ondersteuning nodig en zitten niet zo dicht op de inhoud, maar vanuit communicatie moet je hen zeker aanzetten tot het delen van berichten in hun persoonlijke online netwerken. Daarmee bereik je net weer een andere doelgroep, in net weer een ander netwerk, en tonen deze mensen ook hun commitment.

2. Social media doe je er niet ‘even bij’

Voor de communicatie rondom een event kun je gebruik maken van een uitgebreide middelenmix. Van posters en flyers tot online advertenties. Van berichten in interne nieuwsbrieven tot het uitbrengen van een persbericht. Social media nemen zeer waarschijnlijk een belangrijke plek in in deze middelenmix en terecht! Het is een goed middel om het verhaal van je evenement te vertellen. Om de verschillende inhoudelijke facetten te tonen, maar ook om zeer getarget de juiste doelgroep aan te spreken.

Maak hierbij niet de fout om het maken van social content als sluitpost op te nemen in je organisatie. Dan gebeurt het gewoon niet goed genoeg! Maak je content met toewijding en aandacht en vergeet vooral ook niet om tijd in te ruimen voor het aangaan van de interactie.

Maak vooraf een plan hoe je social media inzet voor, tijdens en na het evenement. In het geval van het International Festival of Technology hebben we tijdens het festival ingezet op het maken van Instagram stories en ook dit was vooraf helemaal uitgedacht. We werkten met dedicated Instagram-reporters, een draaiboek met waar zij op welk moment moesten zijn, vooraf gebrainstormd over leuke content, met wie er interviewtjes afgenomen konden worden, etc. Als je het zo goed voorbereid blijft er nog voldoende tijd over voor de spontane momenten, want ook daar zitten natuurlijk pareltjes tussen!

3. Wanneer ben je succesvol?

Bedenk van te voren op welke manier de inzet van online of social media moet bijdragen aan de communicatiedoelstellingen. En deel dit ook met je projectteam.
Mij werd bijvoorbeeld regelmatig gevraagd: “Hoeveel likes hebben we er al bij op onze Facebookpagina?” Terwijl dat voor mij totaal niet relevant was en ik daar, in organische en betaalde content, ook niet op stuurde. Voor mij was dit dus geen succesfactor, maar de succesfactoren die ik wel belangrijk vond, zoals engagement op de berichten door de juiste doelgroep, waren veel lastiger om over te communiceren met het team omdat het moeilijk bleek om te begrijpen dat minder soms ook beter kan zijn. Het is daarom goed om de communicatiedoelstellingen bij de start van het project goed door te spreken met het gehele projectteam.

4. Bewaar de rust

Het organiseren van een evenement is vaak hectisch. Er is een keiharde deadline, er moet heel veel gebeuren, iedereen wil iets van elkaar en onverwachte gebeurtenissen kunnen een grote impact hebben.
Tijdens de festivaldagen zelf was mijn communicatieteam tijdelijk uitgebreid van drie naar zes personen. Fotografie, Instagram stories, online monitoren en interactie aangaan, filmen, berichten posten op de social accounts, er was genoeg te doen. En zo zijn er in elk team extra handjes nodig tijdens het evenement zelf. Ik heb ervaren dat het essentieel is dat de kern van het projectteam de rust bewaart en zelfverzekerd is in haar acties. Dit straalt uit op alle mensen die op die dagen de longen uit hun lijf lopen en daar wordt uiteindelijk de kwaliteit van het festival, en dus ook van de communicatie van het festival, heel veel beter van.

5. Het stopt niet als de muziek uitgaat

Wat post je op je social media-accounts direct na afloop van het festival, wat in de dagen en weken daarna? Wanneer moet de aftermovie klaar zijn, wanneer moeten de lezingen online? Allemaal vragen waar je je vooraf op kunt voorbereiden en als je dat gedaan hebt dan zijn de acties ook niet zo heel moeilijk.

Als je in de periode na het evenement zichtbaar blijft voor je bezoekers dan houd je het goede gevoel en het gesprek over het evenement langer vast. En daarmee is de kans dat ze er volgende jaar weer bij zullen zijn alleen maar groter. En daar doe je het toch allemaal voor? 🙂

Voor kleinere evenementen en congressen is het, hoewel niet wenselijk, goed mogelijk dat de content op de eigen social media kanalen stilvalt na afloop van het event. Gewoon omdat alle leden van het projectteam weer door moeten met andere werkzaamheden. Zorg er dan voor dat de laatste berichten op elk account een goede indruk van je event geven. Op Instagram kun je dat bijvoorbeeld zo doen:

Bron foto’s: Karlijn de Wit/ Noscura & IFOT Delft

Geen reacties

Reageer